Hva brukes personopplysningene til

Denne personvernerklæringen gjør rede for vår håndtering av personopplysninger. Hvilke opplysninger som innhentes, hvorfor de innhentes og  hvordan innhentede opplysninger blir brukt. Personopplysninger brukes for bekrefte påmelding på kurs, medlemskap og registrering i Folkekatalogen. Kontaktinformasjon som registreres brukes for å kunne gi relevant informasjon til deltakeren. Opplysningene brukes også for å utarbeide statistikk for styret og til våre tilskuddspartnere.  Videre brukes kontaktinformasjon til å sende nyhetsbrev og for å informere om programmer og andre aktiviteter i regi av HATS eller sentrale samarbeidspartnere.

Markedsføring

Alle medlemmer og tidligere kursdeltagere vil kunne motta nyhetsbrev og SMS der det blir reklamert for de tjenestene som tilbys. Den informasjon som sendes er bygd på en legitim interesse hos mottaker og skal ha relevant informasjon og relevante tilbud. Dersom du ikke er medlem eller tidligere kursdeltager, vil du kun motta slik informasjon gjennom påmelding på nyhetsbrev. Det vil til en hver tid være anledning til å takke nei til slik informasjon.

Nyhetsbrev

Kontaktinformasjon som brukes for å sende ut nyhetsbrev er hentet fra påmeldinger på kurs, medlemskap og registrering i Folkekatalogen. I tillegg kan andre interessenter melde seg på nyhetsbrev via hjemmesiden. Der registreres din e-postadresse. Nyhetsbrev sendes ut via Mailchimp, og alle mottagere kan avregistrere seg fra å motta flere nyhetsbrev.

Påmeldinger

I de elektroniske registreringsskjemaene Google Forms etterspørres opplysninger om navn, telefonnummer, e-post, bostedskommune og fødselsår  for deltakere til  kurs, opplæringsprogram og arrangementer. Der det er behov for å vite noe om deltakerens erfaring etterspørres også dette. De som melder seg på har anledning til å bruke skjemaet til å gi beskjeder til arrangør.  Disse personopplysningene blir ikke brukt til andre formål enn å administrere arrangementet.

Vi innhenter egne samtykker for å kartlegge interesse og ønske om å motta invitasjon til nye arrangementer og deling av kontaktinfo med andre kursdeltakere.

Kontaktskjema

Alle henvendelsene gjennom kontaktskjema på nettsiden sendes videre til e-postadressen post@hats.no. Alle virksomheter er sårbare for datatyveri. Du bør derfor ikke sende sensitivt innhold per e-post. Om vi mottar en slik e-post, behandler vi e-posten i henhold til innhold og sletter den straks.

Medlemsregistret

A- medlemmene registreres med navn på gruppa, e-post, kommune, fylkestilhørighet og lenke til hjemmeside eller facebookside. Dersom gruppa ikke har en e-postadresse, registreres e-postadresse og telefonnummer til kontaktpersonen. På nettstedet til HATS publiseres navnet til og lenke til nettsted for gruppa.

B- medlemmene registreres med navn, telefonnummer, e-post, bostedskommune, fødselsår og fylkestilhørighet.

C- medlemmene registreres med navn, telefonnummer, e-post, kommune, lenke til hjemmeside og fylkestilhørighet. På nettstedet til HATS publiseres navnet til og lenke til nettsted for organisasjon.

Medlemsregistret føres i et excelark, som oppbevares på Google Drive. Opplysningene er tilgjengelig for alle HATS- ansatte. Revisor får tilgang til medlemsopplysningene ved revisjon.  Medlemmer kan slette sin informasjon på nettstedet ved å ta kontakt med HATS administrasjon.

Folkekatalogen

Alle kan søke gjennom den offentlige informasjonen i folkekatalogen, men kun ansatte i HATS har tilgang til øvrig registrert informasjon. Om noen ønsker å komme i kontakt med personer i Folkekatalogen vil denne kontakten utelukkende gå via HATS. Ingen personinformasjon vil bli gitt til en tredjepart uten eksplisitt tillatelse fra den det gjelder.

I registreringsskjemaet, altså e-post, bilde, fornavn, etternavn, fødselsdag, kjønn, spesialiteter, telefon og sted personen ønsker å arbeide. 

Av denne informasjonen vises følgende informasjon offentlig i katalogen: bilde, kjønn, spesialiteter, sted personen ønsker å jobbe, samt aldersgruppe. Aldersgruppe er tiårsintervaller som personen faller innenfor, så om en person er 32 år vil det bli vist at personen er mellom 30 og 40 år. 

Alle kan søke gjennom den offentlige informasjonen i folkekatalogen, men kun HATS har tilgang til øvrig registrert informasjon. Om noen ønsker å komme i kontakt med folk de finner i folkekatalogen vil denne kontakten utelukkende gå gjennom HATS, og ingen personinformasjon vil bli gitt til en tredjepart uten eksplisitt tillatelse fra den det gjelder. 

Det er frivillig å legge seg inn i folkekatalogen, og om noen ønsker å slette sin informasjon kan de ta kontakt med HATS så vil all informasjon fjernes. 

Google Analytics

Google Analytics er en nettanalysetjeneste som leveres av Google, Inc. (“Google”). Google Analytics bruker cookies for å analysere hvordan brukere benytter nettstedet. Informasjonen som genereres av en slik cookie ved bruk av det aktuelle nettstedet, inkludert din IP-adresse, sendes til Google og lagres på servere i USA. Google bruker denne informasjonen for å vurdere bruken av nettstedet, sammenstille rapporter om aktiviteter på nettstedet for eieren av nettstedet, samt for å yte andre tjenester i tilknytning til aktiviteter på nettstedet og bruk av Internett.

Google kan også overføre denne informasjonen til tredjeparter hvis dette kreves iht. lov eller i tilfeller hvor tredjeparter behandler informasjonen på vegne av Google. Google vil ikke koble din IP-adresse med annen informasjon Google har.

HATS bruker Google Analytics for å analysere bruken av HATS nettsider. Vi får informasjon om hvilke sider som er mest besøkt, hvor brukerne kommer fra, på hvilke tidspunkter sidene er mest besøkt osv.

Hvordan kan man få informasjon om personopplysningene og klagerett

Du kan når som helst kontakte HATS administrasjon hvis du ønsker å få tilgang til eller korrigere personopplysningene dine. Du har også rett til å be om at den personlige informasjon blir slettet både på nyhetsbrev og i Folkekatalogen. Opplysninger knyttet til medlemskap og kursdeltagelse må oppbevares for rapportering til tilskuddspartenere og grunnlag for regnskapsavslutning. Vi er derimot pålagt å oppbevare den informasjonen som kreves for å oppfylle avtalen vår med deg, samt informasjon som er nødvendig for å overholde gjeldende lover og regler eller krav fra myndighetene. Hvis du mener at vi ikke bruker eller håndterer personopplysningene dine på riktig måte, kan du klage til Datatilsynet.

Lagringstid

Vi lagre personopplysningene dine så lenge som nødvendig for å oppfylle formålet de behandles for.

Endring i personverninformasjon

Fra tid til annen er det behov for å oppdatere denne personverninformasjonen. Dette vil varsles gjennom nyhetsbrevene og endringene publiseres her. Alle endringer vil først tre i kraft etter at de har blitt kommunisert/publisert.

Kontakt

Behandlingsansvarlig i organisasjonen er daglig leder. Henvendelser for innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kan gjøres via kontaktskjema eller ringe til 776 79030.